Pojem pomocník, který pochází z latinského slova auxiliāris, se používá k označení osoby nebo věcí, které poskytují pomoc nebo nějaký druh pomoci . Správní správa naopak odkazuje na to, co souvisí s administrací (zákon o organizaci nebo uspořádání prostředků k dosažení cíle).

Pojem správní asistent označuje pozici nebo pracovní pozici, která existuje ve většině společností . Správní asistent má za úkol rozvíjet různé činnosti správy společnosti .

Administrátoři vykonávají typickou kancelářskou práci: archivace dokumentů, provádění papírování, vedení agendy apod. Tito lidé jsou obvykle ve službách hierarchického nadřízeného, ​​který mu pomáhá plnit své úkoly.

Ředitel společnosti například může požádat správního asistenta, aby shromáždil všechny faktury nákupů uskutečněných v posledním semestru, aby analyzoval výdaje, platné záruky a další údaje . Správní asistent může být naopak požádán o komunikaci s klienty, kteří registrují dluh s firmou, aby koordinovali, kdy může sběratel odvolat platbu.

Administrátor musí mít mimo jiné znalosti o zákaznickém servisu a dodavatelích, marketingu, obchodních technikách, standardech kvality, protokolu, lidských vztazích, dokumentaci a informačních technologiích. Čím více znalostí má správní asistent, tím lépe může rozvíjet svou práci a tím více možností, které bude muset růst ve vnitřní struktuře organizace.

Ačkoli někdy tato práce nedostává od společnosti mnoho úcty, protože není na vysoké hierarchické úrovni, je třeba zdůraznit, že úřady nemohly řádně a účinně fungovat, kdyby nebyly správními asistenty . Rozsáhlý a různorodý počet úkolů, které provádějí denně, by měly být zvažovány společně, aby se ocenila jejich důležitost.

Tak zásadní je přítomnost správního asistenta ve společnosti, jejíž práce závisí do značné míry na využívání informací a fungování administrativních systémů. Podívejme se podrobněji na některé z nejdůležitějších funkcí:

* administrativní podpora : provádí se kopírování dokumentů, archivace, posílání zpráv digitálními prostředky, telefonická podpora, správa vstupů a registrace příchozích zpráv. Vedle těchto specifických úkolů není neobvyklé, že personál telefonní ústředny a recepce nahradí, pokud nejsou přítomni;

* Správa korespondence : ačkoli se v posledních desetiletích objem fyzické korespondence výrazně snížil kvůli přeplněnosti internetu, společnosti pokračují v posílání a přijímání balíčků a práce správního asistenta je klíčem k tomu, aby vše dosáhlo svého cíle;

* správa spisu : tento bod může vyvolat zmatenost, neboť ve velkých společnostech obvykle existuje specifická pozice pro správu spisu . Nicméně, pokud objem dokumentů není tak velký, správní asistent může převzít objednávání a uložit je pro pozdější použití;

* kontrola personálu : mezi úkoly v této oblasti patří záznamy o absenci, odpracovaných hodinách, právech na volno a nároky;

* přepis textů : běžné je požádat o předání návrhu do počítače nebo o přepsání záznamu;

* účetnictví : jako by všechny výše uvedené nebyly dostatečné, někteří správní asistenti mají povinnost plnit úkoly, jako je příprava faktur a výpočet platů, příspěvek na sociální zabezpečení, odpočet daní a náklady na objednávek