Soubor pochází z latinského archivu, ačkoli jeho nejvzdálenější původ je v řeckém jazyce a lze jej přeložit jako "bydliště soudců" . Termín se používá k pojmenování objednaného souboru dokumentů, které společnost, instituce nebo osoba vyvíjí v rámci svých činností a funkcí.

Například: "Nepamatuji si, kdy jsme podepsali smlouvu: Chystám se použít tento soubor k potvrzení", "Mám nesmírnou kariéru, prostě musíte jít do souboru a zkontrolovat to pro sebe", "Tento novinář je uznán za to, že soubor uchovává více důležité o uruguayské kinematografii . "

Místo, kde jsou pro organizaci uloženy důležité dokumenty, je také známo pod jménem spisu: "Generální archiv národů uchovává tisíce textů, které jsou cenným svědectvím národních dějin", "Více informací naleznete v archivu Kongres ", " Oheň v archivu divadla zničí původní skripty nejslavnějších děl " .

Před několika desetiletími byly archivy výlučně fyzické, protože neexistovala nezbytná technologie pro jejich digitální ukládání; předtím, než začaly společnosti vkládat své dokumenty do databází, měli obrovské sklady plné vysokých police, ve kterých byly uloženy krabice a složky, a zbytečně bojovaly proti zhoršení času.

Během tohoto procesu digitalizace mnohé firmy zjistily, že ztratily část svých souborů kvůli působení vlhkosti, což způsobuje rozklad hmoty, která je pak nabitá houbami a pohlcena hmyzem. Na druhou stranu, v závislosti na typu použitého inkoustu, některé staré dokumenty mohou vykazovat ztrátu ostrosti, až do okamžiku, kdy se staly prakticky nečitelnými.

Stojí za zmínku, že z různých důvodů nelze některé knihy a dokumenty vyřadit, aby byly nahrazeny digitální verzí, protože mají historickou hodnotu, která vyžaduje jejich uchování ve fyzickém formátu. Průchod jeho obsahu do počítače, stejně jako skenování, které má být vizualizováno ve třech rozměrech, je ideální pro snížení jeho zhoršení a umožnění lidem, aby ho prohlíželi a pozorovali tolikrát, kolikrát si přejí.

Úkon a účinek podání (ukládání dokumentů, ukončení případu) lze uvést jako spis: "Sekretářka již předložila dokumentaci, abych ji podala, " "Rodina oběti je rozzuřená jako soud rozkázal soudní spis . "

V oblasti informačních technologií je soubor soubor digitálních informací, které lze uložit v počítači nebo v jiném typu zařízení: "Prosím, požádejte Rubena, aby mi soubor znovu poslal e-mailem, protože jsem ho nikdy neobdržel", "Je to velmi těžký soubor: stahování bude trvat dlouho . "

Každý typ obsahu obvykle vyžaduje jiný druh souboru, který vyhovuje vašim potřebám: text není uložen stejným způsobem jako obrázek nebo video. V každé třídě však existují také různé alternativy, které obvykle ovlivňují prostor, který obsadí na disku ; To je způsobeno skutečností, že počítačová věda nabízí tolik možností, jak uskutečnit úkol, protože lidské bytosti mají nápady a pokaždé, když je metoda šetří a načítá informace efektivněji, velikost souborů je snížena.

Na druhou stranu existují nástroje schopné komprimovat soubory; Mezi nejznámější patří WinRAR, WinZIP a 7-ZIP. S její pomocí je možné značně snížit velikost některých dokumentů, ačkoli v některých případech, jako jsou videa s vysokým rozlišením a obrazy, které již byly optimalizovány, nejsou příliš účinné.